A pesar de que la transformación de eventos presenciales en eventos virtuales ha sido la gran salvación del sector en 2020, no significa que todos los organizadores hayan conseguido los resultados esperados. De hecho, la encuesta realizada por EventMB a finales de año reveló que el 40% de los encuestados no había tenido éxito al trasladar sus eventos a una plataforma virtual. Además, cuando evaluaron sus éxitos a modo de escala en lugar de sí o no, aproximadamente el 60% de los preguntados no contaban con una respuesta firme: el 27% ni siquiera intentó cambiar a virtual, el 8% lo intentó pero fracasó, y al 38% le funcionó, pero no de manera rentable.

Lo cierto es que la transición a lo digital ha estado llena de retos y la velocidad a la que nos hemos tenido que adaptar tampoco ha ayudado. Sin embargo, ha sido tanta la afluencia de eventos virtuales en este último tiempo que podemos encontrar multitud de ejemplos para saber qué tenemos que hacer y qué no a la hora de organizar un evento virtual de manera exitosa.

Por lo tanto, qué sí y qué no hay que hacer a la hora de celebrar un evento virtual:

  • Establece objetivos medibles. Sino establecemos indicadores no vamos a tener manera de determinar si nuestro evento virtual ha sido un éxito o un fracaso. Los registros, las vistas de sesiones, las métricas sociales, las preguntas e interacciones o respuestas a encuestas son algunas de las métricas a cuenta.
  • Envía correos electrónicos recordatorios conforme se vaya acercando la fecha. El registrarse en un evento virtual no asegura la asistencia. De hecho, para este tipo de eventos el nivel de compromiso no es muy elevado, y se puede decidir asistir o no con poco tiempo de antelación. Por eso es tan importante programar los envíos de emails a modo de recordatorio.
  • No te olvides de las diferencias horarias en caso de que te dirijas a un público situado en distintos usos horarios. Tenlo en cuenta no solo a la hora de programar el evento sino también para programar las comunicaciones y el envío de correos electrónicos.
  • No dejes que los usuarios tengan que salir de la plataforma donde se celebra tu evento para realizar otras acciones relacionadas con él. Utiliza solo una herramienta que las aglutine a todas, ya que de lo contrario, podríamos perder tanto actividad como afluencia.
  • Presta atención al contenido que se comparte. Si no ejercemos la función de moderarlo, podríamos quedar expuestos a la actividad de haters y sufrir un sabotaje.
  • Una vez terminado el evento, no dejes de comunicarte e interactuar con tu audiencia. Pregúntales qué les ha parecido, qué se puede mejorar, qué le ha gustado más… Toda información es buena para mejorar la experiencia en el siguiente evento que organicemos.

Esperamos que te haya resultado útil nuestro artículo sobre qué hacer y qué no a la hora de organizar un evento virtual. De todas formas si estás pensando en organizar uno y necesitas ayuda,  ¡no dudes en contactarnos!