Desde hace un tiempo a esta parte, se ha generalizado la organización de eventos físicos apoyados en aplicaciones móviles para facilitar la comunicación y la interacción entre ponentes y asistentes. Sin embargo, debido a la crisis del COVID-19, lo que antes para muchos era un complemento, ahora se ha convertido en la única forma de poder realizar eventos online. Cada vez se ve más claro que esta tendencia ha venido para quedarse y que esta pandemia marcará un antes y un después en el sector de los congresos: por un lado, no nos queda más remedio que mantener el distanciamiento social, lo que nos impedirá la celebración de actos presenciales con mucha afluencia de gente durante un tiempo todavía indefinido; y por otro, a partir de ahora incluiremos dentro de nuestros hábitos esta metodología de trabajo y de comunicación.

Pero, ¿qué aspectos debes de tener en cuenta para que un congreso virtual sea todo un éxito en todos los sentidos?

Objetivos, audiencia y programa

Lo primero a considerar no varía demasiado de un evento presencial: debes de tener en cuenta la audiencia a la que te diriges, identificar cuáles son sus necesidades y sobre todo sus expectativas. Una vez que tengas estos datos, podrás definir el programa del congreso, las temáticas y los ponentes de manera más concisa. También es muy importante que cuentes con una web con diseño atractivo en la que incluyas toda la información de forma clara y precisa, no solo del programa y ponentes sino sobre cómo se va a desarrollar.

Software

Un aspecto clave y de lo que va a depender gran parte del éxito de tu congreso online es contar con una herramienta que lo haga posible. Pero no se trata de que se asemeje a la experiencia de un evento presencial, sino que la sustituya por completo. Es decir, no nos vale con que los asistentes puedan asistir a las conferencias y comentarlas en vivo a través de un chat. En este caso, estaríamos hablando más de un webinar. Tiene que ser posible que se lleven a cabo las mismas actividades, como por ejemplo, incorporar una agenda interactiva que incluya todas las citas del evento [hora, ponentes, salas (en caso de que se produzca más de una conferencia a la misma hora) y acceso fácil a través de un clic)]; posibilidad de votaciones, para que el ponente tenga la posibilidad de realizar encuestas y los resultados se muestren en directo y a tiempo real; acudir a workshops; visitar expositores; o hacer networking durante el coffe-break.

Sin embargo, no todos los softwares ofrecen tantas funcionalidades, por eso te aconsejamos que revises bien las características antes de contratar la herramienta. Una de las que cuenta con todas esas opciones e incluso más es Carrot. Esta plataforma de eventos y congresos virtuales te ofrece la posibilidad no solo de alojar tu evento online, sino de que dispongas de varias salas y ponencias a la vez en streaming. Sin duda, la experiencia de usuario que ofrece es de las mejores.

Promoción

De nada te sirve organizar un evento virtual puntero si no lo das a conocer. Por eso la parte de promoción es esencial. Prepara una estrategia de comunicación y marketing digital con el tiempo suficiente como para conseguir el máximo alcance posible entre tu público objetivo. Entre las acciones que te recomendamos está el envío de notas de prensa a medios, inversión en campañas de pago como Google Ads, Facebook Ads o Linkedin Ads (en función de donde se encuentre tu mercado); acciones en redes sociales; contar con una estrategia de marketing de contenido definida; y apoyarte en campañas de email marketing. El objetivo es atraer a tu audiencia potencial a tu web, alimentar la expectación sobre tu evento con cada acción y hacerlos partícipes de este desde el primer momento.

Post-evento

Una vez que el congreso ha llegado a su fin, no significa que tu trabajo haya terminado. Es hora de mantener el contacto y la comunicación con tus asistentes: ofrécele los contenidos de las conferencias, los resultados de las encuestas, envíale los vídeos y presentaciones y por supuesto, pregúntale su opinión sobre el evento (qué le ha gustado más y qué se puede mejorar).

Ten en cuenta que gran parte de tu éxito está en la experiencia que tenga el asistente a tu congreso virtual, por eso es importante cuidar cada uno de los aspectos anteriores.

Si estás pensando en organizar un evento online y necesitas ayuda, ¡no dudes en contactarnos!

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